Privacidad de Proveedores para Windows

Quién administra la información

La entidad proveedora es COMUNIDADNET SOFTWARE Y TECNOLOGÍA SPA, identificada junto a su domicilio y representante legal en este documento. La administración que incorpora documentación determina qué información registra, conserva y comparte y debe contar con la habilitación para tratar los datos de proveedores y otras personas.

ComunidadNet gestiona la información necesaria para la cuenta Console y para prestar los servicios remotos que el usuario activa. Las consultas sobre este tratamiento se reciben en privacidad@comunidadnet.cl.

Datos que utiliza la aplicación

El expediente puede contener el nombre de la comunidad; nombres, RUT y datos de proveedores; facturas y boletas con folios, descripciones, importes y fechas; planificación y cuotas; estados de pago, referencias bancarias y comprobantes; fotografías de trabajos, anotaciones e informes. Word y Excel pueden incluir otros datos que el usuario haya incorporado al archivo.

Estos datos se utilizan para organizar documentos, revisar sus respaldos, planificar periodos y preparar informes. La aplicación no realiza transferencias bancarias ni emite documentos tributarios.

Archivos y previsualización local

Los espacios de trabajo y sus archivos se guardan en el equipo. Abrir el expediente o usar el visor integrado de PDF, imágenes, Word y Excel no envía el original a un servicio remoto. Los documentos no se suben automáticamente por vincular Console.

El expediente local utiliza archivos en disco; no debe confundirse con un almacenamiento cifrado completo. Las copias de respaldo .cnp se cifran con la contraseña elegida por el usuario. Las exportaciones ZIP y los informes PDF no están cifrados. El usuario debe proteger su equipo y los destinos donde guarda o entrega estas copias.

Cuenta de Console

Vincular la aplicación requiere iniciar sesión en Console y autorizar el código del equipo. La conexión identifica la cuenta y el dispositivo y se comparte entre los espacios de trabajo. Se utilizan identificadores de cuenta y dispositivo, correo, códigos y credenciales de autorización para validar el acceso, controlar solicitudes y permitir la revocación.

Desvincular la cuenta detiene el acceso de esa conexión a los servicios remotos. No elimina los expedientes locales ni revoca los enlaces documentales publicados previamente.

Lectura opcional con inteligencia artificial

Al solicitar una lectura asistida se envía el archivo seleccionado a ComunidadNet y a los servicios de IA autorizados para esa función. El flujo utiliza OpenRouter y el modelo configurado para el análisis de facturas; puede existir un modelo de respaldo. El aviso de envío se muestra antes del análisis. La acción no envía automáticamente el resto del expediente.

La respuesta incluye datos extraídos y sugerencias para revisión humana y se conserva en el expediente local al guardar. No debe interpretarse como aprobación de una factura o de un pago. OpenRouter y el proveedor del modelo procesan el contenido conforme a sus condiciones de privacidad y conservación; no se promete una eliminación inmediata de sus registros. ComunidadNet conserva datos operativos de autorización, uso, límites y diagnóstico de solicitudes.

Puedes completar y editar la documentación manualmente sin utilizar este servicio. Los documentos con una lectura guardada no se vuelven a enviar desde la opción de análisis del expediente.

Microsoft Office en línea

El visor integrado es la opción predeterminada. Al activar el icono opcional de Word o Excel, se envía una copia temporal del archivo elegido a ComunidadNet, en almacenamiento privado de Cloudflare R2, y se permite a Microsoft recuperarla mediante un enlace firmado para visualizarla.

El enlace de acceso tiene una vigencia de 15 minutos. La aplicación solicita eliminar la copia al cerrar esa vista y el servicio limpia las copias temporales antiguas. Una interrupción o un fallo puede retrasar la eliminación. La expiración del enlace no garantiza que Microsoft elimine sus cachés al mismo tiempo. El original del equipo se conserva y puedes volver al visor integrado.

Informes compartidos y correo

Crear un enlace compartido publica una copia fija del informe y los archivos adjuntos de las facturas seleccionadas: originales, fotografías y comprobantes. Las anotaciones se incluyen según la opción del informe. Los archivos pueden contener información de otras cuotas de esas mismas facturas.

La copia remota se almacena en Cloudflare R2. Cualquier persona que reciba el enlace completo puede consultar y descargar la documentación; no se le exige una cuenta. El enlace permanece activo hasta que el administrador lo revoca. Revocar bloquea la página y las descargas, solicita eliminar los adjuntos remotos y conserva un registro mínimo de revocación. Si la limpieza falla, el acceso permanece bloqueado. La revocación no elimina archivos ya descargados por los destinatarios.

Enviar por ComunidadNet transmite el informe, las direcciones indicadas y el enlace activo mediante el servicio de correo configurado. Se envía un mensaje independiente a cada destinatario y se utiliza el correo de la cuenta vinculada como dirección de respuesta. Abrir un borrador en el cliente de correo utiliza ese cliente y sus condiciones. Los mensajes y las copias recibidas permanecen bajo el control de los proveedores de correo y de sus destinatarios.

Conservación, eliminación y tus controles

Los documentos locales se conservan hasta que el usuario los elimina. Enviar un documento o proveedor a la papelera mantiene sus datos y archivos recuperables en ese espacio; el borrado definitivo requiere confirmación. Las copias de respaldo incluyen la papelera. Eliminar datos del equipo no elimina automáticamente respaldos, exportaciones, correos o documentación publicada.

Los informes conservan los datos con los que fueron generados. Para dejar de compartir una publicación debes revocar su enlace. Puedes exportar documentación, corregir registros y solicitar información, rectificación o eliminación de datos tratados por ComunidadNet mediante el contacto de privacidad. Las solicitudes se evalúan según la información que efectivamente gestiona ComunidadNet y las obligaciones de conservación aplicables.

Si activas el respaldo remoto, se envía una copia .cnp cifrada con la contraseña del respaldo al almacenamiento privado configurado para ese servicio, vinculado a tu cuenta Console y espacio de trabajo. La conexión por sí sola no equivale a activar todos los respaldos. Revisa la programación, las copias existentes y su eliminación. Conservar la contraseña y verificar una restauración son necesarios: el archivo cifrado no acredita por sí solo una copia recuperable.

Seguridad y servicios externos

Los servicios remotos utilizan HTTPS, autorización de dispositivo para las operaciones de gestión y almacenamiento privado para las copias de Office y los informes. La documentación compartida utiliza un enlace secreto revocable. Estas medidas no sustituyen la protección del equipo ni la revisión de los destinatarios y archivos seleccionados.

Según las funciones que actives, pueden intervenir Cloudflare, OpenRouter y el proveedor del modelo de IA configurado, Microsoft y proveedores de correo. El procesamiento puede realizarse fuera de Chile. Las condiciones de cada servicio y las obligaciones de la administración deben considerarse antes de enviar documentación de terceros. La política general describe la privacidad del sitio web y sus preferencias de medición; son distintas del expediente local de escritorio.

Contacto y cambios

Para consultas y solicitudes de privacidad escribe a privacidad@comunidadnet.cl, identificando ComunidadNet Proveedores y tu solicitud. No adjuntes facturas ni credenciales si no son necesarias para resolverla. Si la documentación pertenece a una comunidad, puedes contactar también a su administración.

Los cambios de esta política se publicarán en esta dirección con su fecha de actualización. La versión vigente debe consultarse antes de activar un servicio remoto.